Клиент
ГАУК «Кузбасский музей‑заповедник Томская Писаница» — крупнейший за Уралом музей‑заповедник площадью 156 га, федеральный объект культуры и официальная резиденция Российского Деда Мороза в Кузбассе.
Музей совмещает научно‑просветительскую деятельность и широкий спектр коммерческих услуг: посещение территории, экскурсии, аренда площадок и номерного фонда, продажа брендированной продукции, членство в зоопарке.
Музей совмещает научно‑просветительскую деятельность и широкий спектр коммерческих услуг: посещение территории, экскурсии, аренда площадок и номерного фонда, продажа брендированной продукции, членство в зоопарке.
Запрос
Руководство музея обратилось в ADESS за консалтингом, чтобы:
По сути, требовалось перейти от разрозненных инструментов (мессенджеры, личные аккаунты, отдельные программы) к единой устойчивой системе управления информацией и коммуникациями.
- повысить эффективность внутренних бизнес‑процессов и взаимодействия между отделами;
- системно работать с посетителями и партнёрами через сайт и социальные сети;
- снизить риски утечки данных и усилить кибербезопасность;
- подготовить основу для роста онлайн‑продаж услуг и билетов.
По сути, требовалось перейти от разрозненных инструментов (мессенджеры, личные аккаунты, отдельные программы) к единой устойчивой системе управления информацией и коммуникациями.
Что мы сделали, работа заняла 30 рабочих дней и проходила в два этапа
Этап 1. Диагностика и сбор данных
- Провели выезд к Заказчику, изучили реальные рабочие места и фактические алгоритмы работы.
- Организовали комплексные интервью с ключевыми подразделениями: бухгалтерия, отдел развития, АХЧ, экскурсионно‑туристический, научно‑экспозиционный отдел, отдел фондов, отдел природы.
- Сопоставили фактические обязанности сотрудников с должностными инструкциями, выявили «серые зоны» ответственности.
- «тайный заказ» от юрлица,
- «тайный посетитель» от физического лица,
- формат «Ревизор» для официальной фиксации процессов на территории музея.\
- Проанализировали используемые приложения и программы: Telegram, Google‑сервисы, облачные хранилища, почтовые сервисы, бухгалтерские системы, специализированные ресурсы культуры.
Результат этапа — прозрачная картина бизнес‑процессов, коммуникаций и текущего уровня информационной безопасности.
Этап 2. Аналитика и стратегия изменений
На основе собранных данных команда ADESS разработала комплекс рекомендаций и поэтапную стратегию внедрения.
1. Внутренние процессы и документооборот
Пример: вместо передачи договоров и отчётов в личных чатах Telegram мы предложили перейти на единый защищённый контур, где каждое действие фиксируется в логах и может быть восстановлено.
1. Внутренние процессы и документооборот
- Предложили формализовать зоны ответственности между подразделениями, описать регламенты передачи задач и результатов.
- Рекомендовали отказаться от критичной зависимости от личных аккаунтов в Telegram и внешних облаках.
- постановку задач и управление проектами с автоматическим контролем исполнения,
- внутрикорпоративный электронный документооборот с гибкой системой прав доступа,
- централизованный учёт ТМЦ и ГСМ,
- «одно окно» для работы с федеральными ресурсами (culture.gov.ru, goskatalog.ru, rusarchives.ru) и внутренней системой архивации,
- защищённый корпоративный почтовый сервис.
Пример: вместо передачи договоров и отчётов в личных чатах Telegram мы предложили перейти на единый защищённый контур, где каждое действие фиксируется в логах и может быть восстановлено.
Автоматизация бухгалтерии и учёта
Выявили дублирование данных и ручной перенос информации между «1С», «Парус», «Касса», «Контур», Сбербанк‑Онлайн.
Предложили связки для автоматизированного обмена данными:
Описали риски ошибок и трудозатрат при сохранении текущей схемы и ожидаемый эффект от автоматизации.
Предложили связки для автоматизированного обмена данными:
- книга продаж 1С ↔ Контур,
- касса Сбербанк ↔ 1С,
- онлайн‑касса Сбербанк ↔ 1С.
Описали риски ошибок и трудозатрат при сохранении текущей схемы и ожидаемый эффект от автоматизации.
Сайт: развитие, маркетинг и кибербезопасность
Провели технический и SEO‑анализ сайта tomskayapisanitsa.ru, подготовили отдельный детальный отчёт.
Сформировали стратегию вывода сайта в топ по ключевым направлениям: научно‑просветительская деятельность, внутренний туризм, мероприятия и коммерческие услуги.
Предложили:
Проработали юридический блок: политика конфиденциальности, правила обмена и возврата билетов, инструкции по использованию услуг.
Рекомендовали модернизировать корзину и оплату:
Отдельным пунктом — настройка автоматического обмена данными между онлайн‑кассой и бухгалтерией.
Сформировали стратегию вывода сайта в топ по ключевым направлениям: научно‑просветительская деятельность, внутренний туризм, мероприятия и коммерческие услуги.
Предложили:
- сегментировать контент по возрастным группам посетителей (дети, молодёжь, взрослые) с разными форматами подачи,
- создать цифровой каталог экспонатов с фото в формате 360∘
- разработать маркетинговый и контент‑план в связке с официальной стратегией развития музея,
- провести техническую оптимизацию под требования Яндекса и Google,
- настроить базовую аналитику: Яндекс.Метрика, Google Analytics, кабинеты вебмастеров.
Проработали юридический блок: политика конфиденциальности, правила обмена и возврата билетов, инструкции по использованию услуг.
Рекомендовали модернизировать корзину и оплату:
- добавить СБП, оплату по счёту для юрлиц,
- вывести все услуги в онлайн‑витрину с бронированием и оплатой: экскурсии, аренда площадок и инвентаря, номерной фонд, фудкорт, речные прогулки, билеты на события.
Отдельным пунктом — настройка автоматического обмена данными между онлайн‑кассой и бухгалтерией.
Социальные сети и коммуникация с аудиторией
ВКонтакте и Одноклассники:
- рекомендовали перерегистрировать группы на юридическое лицо,
- актуализировать контакты, устранить ошибочные ссылки,
- создать сервисные страницы для продажи услуг с онлайн‑оплатой и интеграцией с «1С»,
- разработать маркетинговый и контент‑план на год с опорой на календарь событий,
- внедрить ПО для автопостинга и систему хэштегов для роста охвата и вовлечения.
- предложили открыть чат и реакции для подписчиков,
- разработать концепцию тематических рубрик по научной деятельности музея,
- выстроить регулярный контент‑план и систему автопостинга,
- использовать хэштеги для упорядочивания контента и привлечения целевой аудитории.
Информационная и кибербезопасность
Оценили риски использования личных аккаунтов и публичных сервисов без привязки к организации: потеря доступа, утечка данных, отсутствие логов действий.
Дали рекомендации по:
Предложили внедрить автоматизированную телефонную систему с распределением звонков по направлениям и ответственным сотрудникам.
Дали рекомендации по:
- созданию внутрикорпоративных сервисов обмена данными и документооборота,
- настройке прав доступа и журналов логов,
- переносу всех ключевых аккаунтов и сервисов на юрлицо музея,
- созданию локальных нормативных актов по защите персональных данных, cookie‑файлов, изображений, текстовых материалов.
Предложили внедрить автоматизированную телефонную систему с распределением звонков по направлениям и ответственным сотрудникам.
Результат для заказчика
По итогам консалтингового проекта музей‑заповедник получил:
Этот кейс показывает, как комплексный консалтинг ADESS помогает учреждениям культуры выстроить цифровую инфраструктуру «под себя»: от внутренних процессов и безопасности до маркетинга и онлайн‑продаж.
- подробную карту текущих бизнес‑процессов и коммуникаций;
- системное видение единой информационной платформы, объединяющей внутреннюю работу, сайт, федеральные ресурсы и продажи услуг;
- поэтапный план внедрения программных решений, регламентов и организационных изменений;
- основу для повышения кибербезопасности и снижения рисков, связанных с человеческим фактором;
- конкретный план развития сайта и социальных сетей, ориентированный на рост посещаемости и онлайн‑выручки.
Этот кейс показывает, как комплексный консалтинг ADESS помогает учреждениям культуры выстроить цифровую инфраструктуру «под себя»: от внутренних процессов и безопасности до маркетинга и онлайн‑продаж.
